Cinco tareas a realizar en el cobro de facturas

Mario Cantalapiedra - Economista

La gestión de cobro de las facturas implica una serie de funciones administrativas que es preciso realizar eficaz y puntualmente para no dar lugar a ningún motivo que retrase el pago final de un cliente, al menos desde la órbita del vendedor. Dichas funciones pueden seguir un proceso similar al definido por las cinco tareas o grupo de tareas siguientes:

• Obtención, tramitación y aceptación del pedido. En esta labor participan principalmente los responsables comerciales y de producción de la empresa. Con carácter previo, y como siempre recomiendo, se deberá haber estudiado la conveniencia de conceder crédito comercial al cliente a partir de un análisis del mismo.
• Entrega del bien con firma por parte del cliente del albarán, o acuse de recibo, donde muestre su conformidad. Ya comenté en un anterior post la importancia que otorgo a que el albarán sea lo más explícito posible, de tal modo que no existan dudas sobre el bien que ha sido entregado, ya que este documento acredita la obligación del cliente al pago.
• Emisión de la factura, a partir del albarán de entrega, y envío de la misma al cliente tratando de evitar las demoras. Te recuerdo que en la vigente legislación contra la morosidad se señala como los proveedores deberán hacer llegar la factura al cliente antes de que se cumplan los treinta días desde la fecha de recepción efectiva de las mercancías o, en su caso, prestación de los servicios.
• Registro de la factura en un listado o base de datos que permita controlar tanto la fecha de emisión como la de vencimiento, estableciendo, en su caso, plazos de reclamo de los documentos en los que se instrumente el pago, ya sean éstos efectos comerciales, cheques, transferencias, etcétera. A estos efectos siempre es importante tratar de identificar a la persona o personas de contacto en la empresa cliente que habrán de informar sobre el estado del pago de la factura.
• Recepción, tramitación y valoración del cobro. El instrumento utilizado para el cobro dependerá tanto de la costumbre que impere en el sector como del poder negociador que tenga la empresa. Siempre que sea posible elegir interesará decantarse por aquel medio que menos retrase el cobro de la factura y cuya emisión dependa de la propia empresa que desea cobrar su deuda.

Llegados a este punto final terminaría el proceso que podríamos denominar normal de gestión en el cobro de facturas de clientes.