El ICAC aclara una serie de puntos interesantes relativos al depósito de las cuentas anuales de las empresas en el Registro Mercantil.
Mario Cantalapiedra - Economista
El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), en su documento Depósito de Cuentas: su papel clave para la transparencia empresarial y el régimen sancionador, aclara varios aspectos clave relativos al depósito de las cuentas que conviene considerar:
1. Diferencia entre depósito y presentación.
No debe confundirse el depósito de las cuentas anuales con su mera presentación en el Registro Mercantil. Para que el depósito sea válido, las cuentas deben ser presentadas correctamente y calificadas por el Registrador. En caso de que haya errores, el Registrador debe notificar a la empresa los defectos para que sean corregidos. Estos deben subsanarse dentro del plazo de vigencia del asiento de presentación, que es de cinco meses. De lo contrario, el asiento caducará, lo que supondrá el incumplimiento de la obligación de depósito.
2. Falta de aprobación de las cuentas.
Si la falta de depósito se debe a que la Junta General no aprueba las cuentas anuales, la empresa debe presentar, dentro del plazo de depósito, una certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, indicando la causa de la falta de aprobación, o bien una copia autorizada del acta notarial de la Junta General en la que se constate dicha situación. Además, si la falta de aprobación persiste, la empresa debe justificarlo cada seis meses.
3. Responsabilidad por incumplimiento del depósito.
La responsabilidad y la posible sanción derivada del incumplimiento del depósito de cuentas recaen exclusivamente sobre la empresa, sin afectar a administradores ni asesores externos.
4. Obligación de depósito en situaciones de inactividad y concurso.
El cese de actividad o la inactividad no eximen de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro. Del mismo modo, la situación concursal, incluso en fase de liquidación, tampoco libera a la empresa de esta responsabilidad.
5. Inicio y fundamento del procedimiento sancionador.
La normativa establece un régimen sancionador para promover la transparencia en el tráfico mercantil a través de la publicidad registral. El procedimiento sancionador se inicia de oficio, sin necesidad de denuncia ni de acreditar perjuicios por parte de terceros.
