Ocho tareas a realizar por las empresas para adaptarse a SEPA

Mario Cantalapiedra - Economista

De cara a la fecha final prevista por el Reglamento UE 260/12, del Parlamento Europeo y del Consejo, para migrar a la zona única de pagos en euros (SEPA), el próximo 1 de febrero de 2014, momento en el que determinados instrumentos de pago nacionales (transferencias y recibos domiciliados) serán sustituidos por instrumentos SEPA, las empresas tienen la necesidad de adaptar su negocio al nuevo escenario a través del cumplimiento de una seria de tareas, entre las que se me ocurren las ocho siguientes:

1. Migrar los datos de las cuentas bancarias de clientes y proveedores a códigos IBAN, mediante los que se identificarán las cuentas en lo sucesivo, y BIC, que permitirán reconocer a las entidades de crédito que ofrecen los servicios de pago. En el caso del código BIC, éste será únicamente obligatorio para identificar a los bancos en las operaciones transnacionales que se realicen hasta el 1 de febrero de 2016.
2. Informar a los proveedores de los códigos IBAN propios.
3. Adaptar los ficheros de intercambio de datos bancarios a las nuevas normas SEPA, para lo que es importante contactar con los bancos con los que se trabaje y coordinar con ellos los formatos concretos a utilizar. Existen dos posibilidades, utilizar los ficheros de texto plano (.txt) o usar los ficheros bajo formato XML ISO 20022, más avanzados. Si pensamos que el 1 de febrero de 2016 será obligatorio emplear, por parte de las empresas que envíen o reciban pagos por lotes, los formatos XML, puede ser interesante utilizarlos ya desde un primer momento.
4. Revisar y adaptar los documentos mercantiles utilizados por la empresa: contratos, pedidos, albaranes, facturas, etcétera.
5. Migrar los mandatos u órdenes de domiciliación existentes (únicamente para adeudos directos en su modalidad Core o Básica) obteniendo/cumplimentando los datos que no estén disponibles (IBAN, fecha de firma, etcétera).
6. Obtener nuevos mandatos para los adeudos directos en su modalidad B2B.
7. Convertir a formato electrónico los datos básicos de los mandatos, ya que, con cada adeudo directo SEPA que se emita, la empresa acreedora está obligada a transmitir información básica relativa al mandato a su banco, de forma electrónica y sin alterar el contenido.
8. Adaptar los programas de gestión integrada (ERP), de contabilidad, de facturación, de nóminas, etcétera, a SEPA. Para ello se deberá contactar con los proveedores de software de gestión con los que se trabaje.