Los documentos para demostrar el crédito impagados (1ª parte)

Pere J. Brachfield, asesor de la PMCM, y socio director de Morosología, Experto en morosidad.

En relación con los principales documentos mercantiles empleados para reclamar una deuda vamos a estudiarlos uno por uno en sucesivos posts:

El contrato

El contrato es la pieza clave del éxito de las operaciones; si reúne los requisitos legalmente exigidos, el deudor queda obligado a asumir lo pactado, sin posibilidad de escaquearse o dar marcha atrás a los acuerdos asumidos y obligaciones adquiridas. Desde un punto de vista preventivo el contrato es el documento que permite garantizar y proteger jurídicamente los intereses del acreedor. El deudor se obliga al pago del importe que del mismo pueda derivarse. En consecuencia el contrato es una de las formas más seguras para reclamar el pago a un moroso. El contrato no sólo impide que el deudor niegue la realidad de la deuda, sino que en caso de incumplimiento de sus obligaciones, posibilita que el acreedor inicie acciones judiciales para hacer valer su legítimo derecho al cobro.

La hoja de encargo

Para la prestación de trabajos o servicios puede redactarse una simple carta dirigida por parte del cliente al realizador del servicio, encargándole el mismo e indicando:

 

• Servicio o trabajo encargado
• Fecha de entrega o realización del servicio
• Precio completo del servicio con todos su impuestos, descuentos, recargos
• Indicar el plazo de pago del servicio
• Mencionar la forma de pago y medio en que el mismo se va a realizar

También puede bastar un escrito dirigido por el prestador del servicio al cliente:

 

• En el documento se indican las condiciones del servicio antes indicadas
• Dicho documento debe estar firmado por una persona que pueda obligar al cliente, con indicación de nombre, apellidos y NIF

El presupuesto

En algunos sectores es corriente el uso del presupuesto; se trata de un documento previo al contrato y creado por el oferente del servicio. En el presupuesto se hace constar todas las condiciones específicas relativas al objeto y causa del contrato con indicación del precio fijado. La aceptación del presupuesto por parte del cliente equivale a la manifestación inequívoca de su consentimiento y la existencia del contrato. Se procederá a la realización del servicio cuando el consumidor haya firmado el documento y se le entregará copia del mismo (hecho que mejor conste en el documento).

La factura pro forma

La firma por el cliente de una factura pro forma aceptando precios y condiciones de pago implica la existencia de un pedido y de un pseudocontrato.

Las condiciones generales de venta

Una forma de proteger los intereses del proveedor sin necesidad de hacer firmar un contrato a cada cliente es estableciendo unas condiciones generales de venta que han de ser aceptadas por el cliente –mediante la firma de un ejemplar– al comienzo de las operaciones comerciales. Las condiciones generales de venta son las normas para la venta que el proveedor ha fijado y que aplica a todos los clientes. Estas condiciones se pueden incluir en el dorso de la hoja de pedido o de la propuesta de pedido.

El pedido

Es el documento que permite consolidar la operación mercantil entre cliente y proveedor y al que muchas empresas no dan importancia. Un pedido bien cumplimentado – cantidades, referencias del producto, precios y condiciones de pago– no sólo es una garantía contra errores en la venta sino que respalda la relación de compraventa dando al vendedor una prueba de la relación mercantil y evitando pretextos y excusas por parte del deudor a la hora de pagar (por esto hay que servir con exactitud lo recogido en el pedido). Para tener un documento bien cumplimentado es preciso que el pedido contenga todos los datos necesarios y que esté firmado por el comprador. Los pedidos por teléfono pueden aceptarse provisionalmente pero luego han de recogerse por escrito y ser firmados por el responsable de compras del cliente. Otra buena solución consiste en la utilización de hojas de pedido ya impresas y cumplimentadas por el vendedor pero que además deben recoger la firma del cliente aceptando las condiciones de venta y precios. El reverso del pedido puede utilizarse para plasmar las condiciones generales de venta y la firma del cliente sirve como aceptación del contrato.

 

• Fecha
• Identificación de las partes
• Referencias y cantidades del producto
• Condiciones de pago
• Precios
• Cualquier otra mención que se considere

El género servido o el  servicio prestado al cliente debe coincidir exactamente con lo que el pedido recoge. Por tanto para evitar problemas, servir exactamente lo pedido por el cliente. En caso de no poder servir exactamente lo que viene recogido en el pedido, solicitar al cliente autorización expresa por escrito de que acepta el sustituto o sucedáneo del producto o servicio.

Recordemos que al disponer de documentación que acredite exactamente el pedido, implica 2 obligaciones para el cliente:

 

• Recibir la mercancía o servicio solicitados (evitar rechazo de los bienes)
• Pagar el precio según condiciones establecidas (impedir que el deudor no quiera pagar la totalidad del precio pactado y haya que hacerle un descuento improcedente)

Para el proveedor, disponer de un pedido que le permita acreditar exactamente lo que el cliente ha solicitado permite:

 

• Demostrar que el proveedor ha cumplido con lo solicitado por el comprador
• Tener un documento que le ayudará a probar la existencia del contrato (junto al albarán y a la factura se convierte en prueba mercantil sólida)

El albarán de entrega

Pocas empresas dan la importancia que se merece a este sencillo documento que acompaña a las mercancías en el momento de ser entregadas al comprador. A pesar de su aspecto baladí es un elemento clave a la hora de acreditar la existencia e importe de la deuda puesto que el acreedor únicamente con la factura no puede demostrar la realización de la transacción comercial y necesitará siempre el albarán firmado por el cliente para sostener la factura. Una vez perfecto el contrato, hay que justificar la entrega de los bienes o la realización del servicio, ya que de no justificarse no entraría en juego la contraprestación, que es la obligación de atender el pago de los bienes o servicios. Asimismo con la entrada en vigor de la Ley 15/2010 el albarán ha adquirido mucha más importancia en el tráfico mercantil ya que es el único documento válido para determinar el plazo de cobro.

Consecuentemente los albaranes no sólo sirven como guía para la confección de la factura por lo que su importancia es grande ya que cualquier error en el albarán se traduce como un error en la factura, sino que además son el documento que demuestra la realización de la transacción comercial. Los albaranes es la prueba de que la mercancía ha sido entregada y recibida por el destinatario, por lo que da lugar al nacimiento de la obligación de pago. Cuando la operación de compraventa tenga lugar entre comerciantes o empresarios y sea mercantil –con intención de lucrarse con la transformación y reventa de la misma– el plazo que marca el Código de Comercio para reclamar defectos de la calidad o cantidad de las mercancías embaladas es de cuatro días siempre que se trate de vicios aparentes. Asimismo del Código de Comercio el plazo máximo que concede al comprador para alegar vicios ocultos en los productos adquiridos es de treinta días, por lo que pasado este plazo y si ha quedado debidamente acreditada la fecha de entrega y recepción de la mercancía, el comprador quedará totalmente obligado al pago y no podrá hacer ninguna oposición al pago alegando vicios ocultos (a pesar que en el albarán el comprador haya estampado un sello indicando que se reserva el derecho de examinar la mercancía con posterioridad a la entrega).

Lo más importante es que los albaranes han de estar bien cumplimentados y deben contener todos los datos necesarios – detalle de las mercancías entregadas, la fecha de entrega, el nombre del comprador y su dirección– e incluso se puede hacer un albarán valorado (albarán-factura) indicando los precios a que se van a facturar los productos entregados. Los albaranes deberán estar siempre firmados por el comprador o por algún representante, indicando siempre el nombre, DNI, cargo de la persona que firma como responsable de la recepción de las mercancías y a ser posible estampillados con el sello de goma de la empresa. (hay que evitar los albaranes en los que solo aparezca un garabato ilegible y siempre hay que poder identificar a la persona que firmó el documento). En caso de que la mercancía viaje por medio de un transportista externo es conveniente que el proveedor le exija que acredite las entregas mediante albaranes firmados por el destinatario final y a su vez hacerle firmar un albarán en el momento de recibir las mercancías a transportar. De este modo el transportista podrá dar testimonio –o aportar pruebas– de la entrega y recepción de la mercancía en el almacén del comprador. Con todos estos datos el acreedor dispone de un documento probatorio para reclamar el pago de las facturas y que podrá utilizar ante los tribunales si fuera preciso.

Para más información sobre el tema se pueden consultar los libros “Gestión del Crédito y Cobro”,  “Cobro de Impagados y negociación con deudores” y “La nueva legislación contra la morosidad descodificada” de Profit Editorial www.profiteditorial.com o la web www.perebrachfield.com