Los documentos para demostrar el crédito impagado (2ª parte)

Pere J. Brachfield, asesor de la PMCM, y socio director de Morosología, Experto en morosidad. 

En relación con los principales documentos mercantiles empleados para reclamar una deuda vamos a estudiarlos uno por uno en sucesivos posts:

La factura

La factura es una lista de mercancías objeto de un contrato mercantil, con la mención de sus características, cantidad y precio. Además la factura permite al comprador demostrar ante terceros que es el nuevo propietario de los artículos adquiridos legalmente. En la actualidad la elaboración de la factura, así como sus requisitos, está regulada en el R.D. 1496/2003 de 28 de noviembre por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación.

Por tanto la factura es un documento emitido por el acreedor que expresa la obligación del pago de una operación de compraventa o de una prestación de servicios. No obstante la factura es un documento –aunque fundamental en las transacciones– que por si solo no demuestra la existencia de un crédito a favor del vendedor (no tiene valor probatorio para el proveedor) ya que sólo es prueba contra el emisor. El deudor al que se le ha entregado la mercancía y enviado la factura es el legítimo propietario de los bienes suministrados, salvo que se haya estipulado una cláusula de reserva de dominio, y continuará siendo dueño de los productos comprados aunque no los pague.

La factura emitida cuando existe un contrato ya perfecto puede considerarse como una confesión extrajudicial del vendedor (según señalan los artículos 1228 y 1231 del CC) y hace prueba plena contra el emisor de todo aquello que en ella se exprese.

Por lo tanto si no existe un albarán que documente la entrega o prestación el deudor siempre se podrá oponer al pago alegando no haber recibido las mercancías o no estar de acuerdo con los importes indicados en la factura.

La solución para que la factura tenga valor probatorio a favor del proveedor es conseguir que el comprador firme la copia de la factura admitiendo la veracidad del contenido de la misma y que indique conformidad con el concepto, precio, vencimiento y condiciones de pago. A pesar que en el Código de Comercio actual no aparece ningún precepto que lo establezca, la Doctrina y la Jurisprudencia consideran que la firma de la factura por el comprador supone su plena conformidad con su contenido. En caso que el comprador firme la factura, ésta se convierte en un excelente medio probatorio, ya que la factura es un documento privado al cual la doctrina y la jurisprudencia han otorgado consideración especial al estimar que si una factura es aceptada y reconocida por su destinatario, adquiere igual fuerza legal y valor probatorio que una escritura pública (aplicación del art 1125: El documento privado, reconocido legalmente, tendrá el mismo valor que la escritura pública entre los que lo hubiesen suscrito y sus causahabientes y ss del CC). El Tribunal Supremo en sentencia de 24 de enero de 1921 estableció que: “las facturas de entrega de mercancías reconocidas por el comprador tienen la fuerza y valor de una escritura pública y son documentos auténticos que hacen prueba de su contenido”.

La firma de la factura como prueba de la obligación mercantil es muy conveniente cuando el importe o forma de pago de la factura no sean coincidentes con los que figuran en el pedido o en el acuerdo comercial (por ejemplo cuando se produce un incremento imprevisto del coste de los materiales y el vendedor lo repercute en la factura), ya que si el comprador firma la factura, supone su aceptación de las nuevas condiciones.

La factura ha de estar bien confeccionada evitando errores que puedan perjudicar el cobro – o que sirvan de excusa al deudor para no abonarla– y ha de ser enviada lo antes posible al cliente para no retrasar el cobro. Además la factura deberá indicar siempre la fecha exacta de vencimiento y la forma de pago para evitar que el moroso alegue no conocer cuando y como tenía que hacer el pago.  Una costumbre muy extendida en algunos países es la de enviar las facturas a partir de cierto importe por correo certificado o incluso por un servicio especial de mensajería, de manera que el destinatario debe firmar conforme ha recibido el documento. De esta forma se evita que el deudor alegue para no pagar el no haber recibido la factura. Una medida muy útil para evitar incidencias en las facturas, es incluir en la factura el nombre y teléfono directo de la persona encargada de la gestión de clientes para que en caso de discrepancias o dudas respecto a los productos o importes facturados, el cliente que ha recibido la factura, pueda contactar fácilmente con una persona responsable de la empresa proveedora.

Otra cláusula que se puede incorporar en las facturas es la indicación de que si el comprador no comunica su disconformidad con lo expresado en la misma en el plazo de diez días desde su recepción, se entenderá que el silencio respecto al contenido de la factura es de tácita aceptación.

Para más información sobre el tema se pueden consultar los libros “Gestión del Crédito y Cobro”,  “Cobro de Impagados y negociación con deudores” y “La nueva legislación contra la morosidad descodificada” de Profit Editorial www.profiteditorial.com o la web www.perebrachfield.com