La obligación de depositar la memoria en el Registro Mercantil

Mario Cantalapiedra - Economista

Hablando con responsables de empresas, sobre todo de las de menor tamaño, a veces observo dudas sobre la obligación que tienen de depositar anualmente en el Registro Mercantil una memoria que acompañe a sus documentos contables principales. Quiero aprovechar este post para recordar la obligación de presentar dicho documento que sirve de ayuda tanto a usuarios internos como externos (empresas de calificación crediticia, entidades financieras, etcétera) de la empresa a tomar decisiones sobre la misma.

Así la memoria comprende una serie de datos que completan, amplían y comentan la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales, las cuales deben ser presentadas por todo empresario que revista la forma jurídica de sociedad (a estos efectos la presentación para los empresarios individuales es voluntaria, salvo para el empresario naviero).

En el caso de pequeñas y medianas empresas las cuentas a presentar en el Registro Mercantil, dentro del denominado modelo Pymes, son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria (para estas empresas la presentación del denominado estado de flujos de efectivo tiene un carácter voluntario). Concretamente el modelo Pymes de presentación de cuentas puede ser utilizado por las empresas que cumplan dos de los tres criterios siguientes: 

• Que el total de sus partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros.
• Que su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Algunas de las funciones principales que persigue la memoria son las siguientes:

• Explicar los criterios contables (normas de registro y valoración) seguidos en la empresa.
• Desagregar algunas cuentas contables. De este modo, pueden separarse los importes brutos del inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias de sus correspondientes amortizaciones y correcciones valorativas por deterioro de valor, o bien, desglosar las compras y variación de existencias de materias primas o la partida correspondiente a otros gastos de explotación (que, dicho sea de paso, suele funcionar como cajón de sastre para muchas empresas)
• Presentar determinados estados financieros no convencionales como, por ejemplo, la propuesta de distribución del resultado del ejercicio.
• Mostrar información de carácter no financiero como ocurre con la descripción de la actividad de la empresa o con el importe medio de personas empleadas expresado por categorías.