La autorización expresa o tácita del cliente para poder emitirle facturas electrónicas

Mario Cantalapiedra - Economista

Con el comienzo del ejercicio de 2013 y la entrada en vigor del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, resulta mucho más sencillo emitir facturas electrónicas a un cliente de la empresa, las cuales permiten, entre otras ventajas, el ahorro de costes o la reducción de los tiempos de gestión. Para ello basta con que el cliente sea informado, acepte el envío de forma expresa o tácita y cuente con el equipo necesario para recibir las facturas a través de medios electrónicos. Es importante señalar que ya no es necesario para garantizar la autenticidad e integridad de una factura electrónica firmarla mediante firma electrónica o utilizar sistemas de intercambio de datos tipo EDI, ahora simplemente se puede garantizar mediante cualquier medio de prueba que se admita en Derecho y más concretamente a través de los controles usuales de la actividad empresarial o profesional, como pueden ser la existencia de un contrato de suministro entre cliente y proveedor, la confirmación de un pedido o el cobro de la propia factura.

No obstante, para que el proceso funcione correctamente y no surjan problemas y equívocos posteriores, el proveedor que previamente estuviera enviando las facturas a su cliente en papel, deberá informarle, por ese mismo medio (papel), de que a partir de cierta fecha en la que quede constancia de su aceptación, procederá a remitirle las facturas por vía electrónica. Asimismo deberá precisarse la forma concreta en que se procederá a enviarlas, por ejemplo, a través del correo electrónico o de una página web en el que se pongan a su disposición. Esta información deberá especificar también la posibilidad de que el cliente, que preste su consentimiento expreso o tácito, pueda revocarlo y la forma en la que podrá realizarse dicha revocación. Cuidado que no es suficiente con conocer el correo electrónico del cliente y enviarle directamente las facturas allí o con que se le informe de que tiene la posibilidad de acceder a una web para descargarlas y ya está, se necesita confirmación expresa, por ejemplo, mediante aceptación del cliente por escrito del envío a través de correo electrónico o tácita, por ejemplo, comprobando que el cliente ha accedido a la web del proveedor donde se encuentran las facturas a su disposición y. al mismo tiempo, no comunica su rechazo a recibirlas en formato electrónico.