Order to cash: cómo optimizar el flujo de venta en la empresa

Mario Cantalapiedra - Economista

Tradicionalmente, las empresas han adoptado una estructura organizativa basada en departamentos independientes, como compras, producción, ventas o finanzas. Cada uno opera de manera autónoma, gestionando sus propios procesos, responsabilidades y jerarquías. Sin embargo, este modelo presenta problemas recurrentes derivados de la limitada interacción y comunicación entre áreas. Por ejemplo, los retrasos en el cobro de facturas a clientes debido a su emisión tardía, o la falta de contabilización de facturas de proveedores.

Para superar estas limitaciones, ha surgido como alternativa la organización basada en procesos “end to end” (E2E). Este enfoque integra todas las fases de los procesos relacionados con el negocio, desde su inicio hasta su conclusión, asegurando que cada etapa se lleve a cabo de manera coordinada y eficiente. En este tipo de organización, primero se define el proceso para establecer un flujo claro de trabajo. Luego, se define quién es el responsable del proceso y, finalmente, se determina a quién reporta este responsable dentro de la estructura organizativa.
 

Ejemplo de proceso E2E: order to cash (O2C)

El proceso “order to cash” (O2C) es un claro ejemplo de proceso E2E que abarca el conjunto de etapas que transcurren desde que un cliente realiza un pedido hasta que se cobra la factura correspondiente. Para una empresa dedicada a la fabricación de bienes, este proceso podría incluir las siguientes ocho etapas:

1. Entrada del pedido: recepción y registro del pedido del cliente.
2. Evaluación del riesgo de crédito comercial: decisión sobre la concesión o no de crédito comercial al cliente, basada en un análisis detallado de su riesgo.
3. Procesamiento del pedido: verificación de la disponibilidad del producto solicitado en el inventario de la empresa y preparación de este.
4. Envío del producto: entrega del bien al cliente dentro de los plazos acordados.
5. Facturación: emisión de la factura correspondiente.
6. Cobro: recepción del pago de la factura por parte del cliente. 
7. Reporte: elaboración de un informe detallado sobre el desempeño del proceso y entrega a su destinatario.

La transición hacia una estructura organizativa basada en procesos E2E, capaz de superar las limitaciones de los modelos departamentales tradicionales, representa no solo una decisión estratégica, sino también un cambio cultural profundo que exige un análisis detallado y un compromiso de todos los niveles organizativos. Adoptar este modelo puede convertirse en un factor decisivo para optimizar los procesos clave del negocio y mejorar los resultados de la empresa.